CAMBIARE VIVENDO … VIVERE CAMBIANDO 
Il ruolo della Semplificazione Amministrativa 

di DAVIDE MODENA

In un efficace intervento pubblicato di recente sul notiziario Unitn, il Direttore amministrativo sottolineava l’importanza strategica, per una proficua gestione del cambiamento, di sedere contemporaneamente, con coraggio, competenza e disponibilità, a due diversi tavoli: da un lato quello delle grandi sfide poste da un sistema universitario sempre più plasmato dal binomio autonomia/responsabilità, dall’altro la non meno importante cura “feriale” del lavoro ordinario, tesa comunque a garantire il buon livello raggiunto nelle attività didattiche, di ricerca e di servizio. Di qui l’esigenza di dover “cambiare vivendo”, di guardare avanti senza per questo distogliere lo sguardo dalla gestione del presente.
L’immagine, particolarmente indovinata, conserva tuttavia la sua forza anche invertendo l'ordine dei termini. In tal caso, l'espressione "vivere cambiando" diventa anzi sintesi di un ulteriore ed importante significato. Il fatto di esistere comporta inevitabilmente dei cambiamenti: nell'aspetto fisico, anzitutto, e poi nel modo di essere, di pensare, di lavorare, di organizzare il proprio tempo, di rapportarsi con altri. Vivere, però, vuol dire di più. Vuol dire trovare i modi, gli strumenti, l'equilibrio, per essere protagonisti del proprio esistere: non subire il cambiamento, quindi, ma esserne, per quanto possibile, anche artefici. Questa affermazione, condivisa da una persona che "vive" l'università, si manifesta nell'atteggiamento di chi affronta con consapevolezza e disponibilità la propria esperienza lavorativa o di studio, ponendo in tal modo anche le basi per un miglioramento dell’ambiente in cui lavora o studia.
Nel forte significato simbolico di questi due termini, vivere e cambiare, si riconosce certamente anche il progetto di semplificazione amministrativa intrapreso dall’Ateneo e coordinato dal prof. Gregorio Arena. In questo contesto si collocano in particolare le scelte di impostazione del progetto, gestito con risorse limitate e condotto secondo modalità operative la cui forza di impatto è stata volutamente contenuta. Si è deciso di puntare, piuttosto, sulla valorizzazione di risorse già presenti, quali le idee, le esperienze, il tempo messo a disposizione dal personale e dagli studenti, individuate e gestite secondo i criteri della trasparenza, della comunicazione, del più ampio coinvolgimento possibile attorno ai problemi e alla ricerca delle rispettive soluzioni.
Per questo l'attività di semplificazione ha ormai trovato il suo naturale collocamento in una comune "piazzetta" virtuale, luogo di incontro e di confronto accessibile a tutti, qual è il Sito semplificazione amministrativa (www.jus.unitn.it/sa/). L'esperienza maturata in questi mesi di attività ha evidenziato alcuni punti di particolare interesse, alcuni dei quali meritano di essere, seppur brevemente, accennati.

Aspetti positivi
In primo luogo, la visibilità assicurata alle segnalazioni di problemi particolari ed ai rispettivi Percorsi di semplificazione, ha permesso di superare in parte alcuni effetti propri della tradizionale logica del rapporto a due: da un lato colui (docente, personale amministrativo e tecnico, studente) che, avendo coscienza di "cosa non va", lo segnala agli organi competenti suggerendo magari delle soluzioni; dall'altro colui (ufficio, dirigente responsabile) al quale spetta il compito di risolvere questi problemi. Un rapporto impostato in funzione biunivoca, oltre a presentare indubbiamente dei vantaggi, soprattutto sotto il profilo dei rapporti personali, presta però il fianco anche a possibili effetti distorsivi. Fino a quando una segnalazione rimane esclusiva di pochi, ad esempio, difficilmente la sua soluzione viene percepita come particolarmente urgente, finendo quindi per essere regolarmente scavalcata, nell'agenda politico/amministrativa, dai mille problemi che assillano la gestione ordinaria dell'ufficio. Una risposta data a tu per tu, corre poi il rischio di essere poco ragionata, rivelandosi magari, ad un esame più attento, incompleta o addirittura discutibile. Infine, quanto emerge in un rapporto di tipo personale, è molto probabilmente destinato a rimanere patrimonio conoscitivo dei (pochi) soggetti coinvolti, a meno che non si attivi una qualche forma di comunicazione istituzionale, oppure un più semplice "passa parola" dagli esiti tuttavia alquanto incerti.
Da questo punto di vista il Sito è parso strumento utile per assicurare visibilità ai diversi problemi segnalati, anche se espressione di esigenze particolari che possono talvolta apparire minimali, soprattutto se confrontate con le grandi scelte di gestione e programmazione compiute dall'Ateneo. Esse sono tuttavia vissute con intensità e particolare urgenza dagli interessati e la loro mancata soluzione, o peggio ancora il non considerarle "degne" di attenzione, spesso si riflette negativamente sull'atteggiamento con il quale si affronta il proprio lavoro e quindi, in definitiva, sul buon funzionamento di un'organizzazione nella quale ci si riconosce sempre meno.
In secondo luogo il Sito sembra aver contribuito a far emergere una consapevolezza diffusa su alcuni elementi di criticità che inizialmente sembravano circoscritti a determinate realtà, rivelandosi poi, ad un esame più attento, di più ampio dominio ed interesse, e in quanto tali oggetto di interventi necessariamente complessi che richiedono un'impostazione unitaria a livello di Ateneo.
Un ulteriore risultato positivo deriva dall'aver ideato uno strumento in grado, con la sua presenza discreta ma costante, di fungere da "finestra aperta" sulle problematiche legate al buon andamento dell'attività amministrativa ed alla qualità dei servizi offerti. E questo è indubbiamente un vantaggio, considerato che una nuova cultura amministrativa orientata al risultato certo non si improvvisa, essendo frutto di un impegno costante e paziente.

Elementi di criticità
Dall'esperienza maturata in questi mesi sono emersi anche alcuni elementi che stimolano una riflessione critica. Fa riflettere, in particolare, la ritrosia a vincere taluni fattori di condizionamento (interno ed esterno) che frenano una maggiore partecipazione ai Percorsi di semplificazione. Segnalare un problema, intervenire in una questione sollevata da altri portando il proprio contributo di idee, proposte, osservazioni, significa anzitutto essere disposti ad andare oltre la semplice lamentela. Significa poi, talvolta, anche dover rivedere il rapporto con propri colleghi o dirigenti, impostandolo non più sulla logica routinaria dell'"ognuno per sé", intesa magari come salvaguardia del quieto vivere, bensì in termini maggiormente propositivi, talvolta dialettici, certamente più costruttivi ma per questo anche più impegnativi da gestire.
Il grado di interesse nei confronti del progetto è generalmente buono: lo dimostrano le statistiche di accesso al Sito (una media di 25-30 postazioni quotidianamente collegate), i cui valori risultano sensibilmente influenzati anche da un buon numero di visitatori esterni al dominio universitario trentino (circa il 30% dei visitatori totali). La scommessa è quindi quella di far emergere parte di questo interesse passivo, trasformandolo in contributo attivo a vantaggio di tutti.

Guardando avanti, tra presente e futuro
Come si è visto, certo non mancano i passi da compiere sul cammino della semplificazione amministrativa. D'altra parte, strada facendo, il progetto si è andato arricchendo di una particolare consapevolezza su alcuni punti che appaiono importanti anche in vista del percorso futuro.
In primo luogo è emerso con chiarezza che il progetto di semplificazione deve poter contare su strumenti diversi e flessibili, proprio perché estremamente vari sono i settori e le modalità di intervento richieste. Per questo il Gruppo di lavoro ha elaborato una nuova metodologia di intervento, la quale prevede la possibilità di integrare gli ormai tradizionali Percorsi di semplificazione con un'attività istruttoria completa e scientificamente rigorosa, ordinata in appositi Fascicoli dei procedimenti. L'intento è quello di costituire gradualmente una raccolta sistematica di procedure analizzate nel dettaglio dei singoli riferimenti normativi e delle diverse fasi ed operazioni e corredate da una serie di proposte di semplificazione ad attuazione diretta o differita.
Infine è emersa l’esigenza di definire con chiarezza alcune modalità di collaborazione e coordinamento tra i diversi Gruppi istituiti in Ateneo ed accomunati dall'intento di migliorare il servizio reso agli utenti, nonché l’efficienza e l’efficacia dell’azione amministrativa. In quest'ottica, considerato anche l'imprescindibile legame esistente tra semplificazione delle procedure ed una loro prospettiva di automazione, si è stabilito un particolare accordo con il prof. Fausto Giunchiglia, Delegato del Rettore e presidente della Commissione di Ateneo per la gestione dell’Area dei servizi ITM, che porterà alla condivisione di parte delle aree di intervento "coperte" dai rispettivi Gruppi di lavoro. Nell'ambito di un confronto con il Nucleo di Valutazione Interna, si individueranno inoltre alcune modalità di condivisione delle rispettive esperienze in modo da alimentare delle sinergie tra le attività di monitoraggio ed autovalutazione ed i diversi ambiti della semplificazione e razionalizzazione delle procedure amministrative.

Davide Modena
Gruppo semplificazione amministrativa