SEMPLIFICAZIONE AMMINISTRATIVA
PRESENTAZIONE
di GREGORIO ARENA

4 febbraio 1998
Semplificazione amministrativa

  labirinto
  Semplificare vuol dire letteralmente "rendere semplice", cioè rendere chiaro, facile e comprensibile ciò che invece è scuro, complicato e difficile da capire e da gestire.
Quindi, semplificazione amministrativa vuol dire innanzitutto cercare di rendere più chiaro, facile e comprensibile il funzionamento dell'amministrazione pubblica, partendo dal dato di fatto per cui l'amministrazione è un insieme di regole, procedure, uffici, etc. assai complesso, in cui spesso è difficile orientarsi anche per coloro che lavorano all'interno delle amministrazioni, grandi o piccole che siano.
Poi, semplificare l'azione amministrativa vuol dire anche tagliare passaggi procedurali, controlli, adempimenti inutili, etc.: cioè vuol dire eliminare tutto quello che è superfluo o addirittura dannoso per un buon funzionamento dell'amministrazione. Il problema è che spesso non si può tagliare, perché certi passaggi o adempimenti non si possono eliminare senza provocare danni maggiori dei vantaggi dell'eventuale semplificazione; in questi casi semplificare significa allora saper trovare modi diversi, più semplici, rapidi ed economici per ottenere lo stesso risultato garantito da quel particolare passaggio procedurale, controllo, adempimento, etc...
In questo ultimo senso, semplificare l'azione amministrativa vuol dire allora cercare di raggiungere l'obiettivo fissato dalle norme con modi diversi in quanto più semplici ed efficienti di quelli tradizionali; in altri termini, vuol dire non rimanere prigionieri delle tradizioni e avere abbastanza fantasia per cercare e trovare vie nuove.

up
Rendere semplice ciò che non lo è (in questo caso, il funzionamento e l'organizzazione dell'amministrazione pubblica) è utile non in sè, ma in quanto la chiarezza e la comprensibilità servono a rendere più facile muoversi all'interno di una situazione che, comunque, rimane complessa.
La semplificazione amministrativa è dunque non un fine, ma un mezzo per migliorare il rapporto con l'amministrazione dei cittadini, dei soggetti economici, delle formazioni sociali nonché, ovviamente, di tutti coloro che operano all'interno del sistema amministrativo stesso. In questo senso si spiega perché la semplificazione amministrativa venga anche considerata come sinonimo di riforma amministrativa, cioè di un cambiamento complessivo dell'amministrazione finalizzato a rendere la sua azione più efficiente, rapida ed economica.

up
La semplificazione amministrativa è infatti uno dei modi in cui può realizzarsi la riforma dell'amministrazione: se infatti "ri-formare" l'amministrazione pubblica vuol dire letteralmente darle una forma nuova più adeguata alle esigenze della società di cui quell'amministrazione è al servizio, ne deriva che gli interventi diretti a semplificare l'agire amministrativo sono indubbiamente interventi di riforma, in quanto danno all'amministrazione una forma che essendo più semplice è presumibilmente anche più efficiente.
Il collegamento istintivo fra semplicità ed efficienza è giustificato dal fatto che la complessità è considerata un ostacolo all'efficienza: non è un caso, del resto, se in genere le soluzioni più semplici sono anche le più funzionali (oltre che le più belle esteticamente: basta pensare alle opere di alcuni grandi architetti). Questo spiega perché tutto ciò che contribuisce a ridurre la complessità amministrativa è considerato un contributo all'efficienza del sistema amministrativo nel suo insieme e dunque, in quanto tale, alla riforma dell'amministrazione.
La riforma dell'amministrazione si fonda normalmente su interventi di vario tipo, riguardanti tutti gli elementi che compongono il sistema amministrativo: le funzioni, l'organizzazione, le procedure, i mezzi ed il personale. La semplificazione amministrativa è un tipo di intervento nuovo che taglia trasversalmente tutti questi elementi, in quanto ognuno di essi può essere oggetto di semplificazione, salvo il personale, che non è oggetto bensì protagonista della semplificazione. Come si vedrà più avanti, infatti, semplificare è soprattutto una questione di mentalità, di atteggiamento verso i problemi e, per questo, il ruolo del personale è essenziale.

up
A volte viene chiesta una maggior trasparenza dell'amministrazione, ma quello che si vuole veramente ottenere è una semplificazione delle procedure oppure dell'organizzazione.
Il motivo per cui la trasparenza può diventare sinonimo di semplificazione dipende dal fatto che ciò che è semplice è facilmente comprensibile, non oscuro; dunque, poiché dove c'è trasparenza non può esserci oscurità, si tende a considerare la trasparenza come l'equivalente della semplificazione.
In realtà, trasparenza e semplificazione sono strettamente connesse, ma non perché siano equivalenti, bensì perché la trasparenza è uno strumento essenziale per realizzare la semplificazione amministrativa. La trasparenza amministrativa consiste infatti, nella sua accezione più ampia, nell'assicurare la massima circolazione possibile delle informazioni sia all'interno del sistema amministrativo, sia fra questo ultimo ed il mondo esterno; e la semplificazione amministrativa, a sua volta, si fonda sulla comunicazione, cioè appunto sulla circolazione delle informazioni.
E' in questo senso, dunque, che trasparenza e semplificazione pur essendo connesse non possono essere usati come sinonimi l'una dell'altra: perché è vero che non può esserci semplificazione amministrativa senza trasparenza, ma non è vero il contrario. Può darsi cioè che vi sia una qualche forma di trasparenza amministrativa (per es., il diritto di accesso ai documenti) senza che ciò comporti necessariamente una semplificazione del sistema amministrativo.
In altri termini, affinché la trasparenza diventi un fattore di semplificazione dell'amministrazione bisogna che essa sia usata consapevolmente in tal senso: ne è un esempio questo sito.

up
In che senso, dunque, la circolazione delle informazioni, cioè la comunicazione, è uno strumento essenziale per realizzare la semplificazione amministrativa?
Lo si può spiegare con un esempio: chi arriva in una città sconosciuta ha il problema di come ridurre la complessità urbana che lo circonda a livelli accettabili per potersi orientare nella città, cioè ha il problema, per così dire, di "semplificare" la città. E' evidente che questa semplificazione non può consistere in una eliminazione di quelle parti della città che rappresentano un fattore di complessità: in altri termini, la complessità urbana (ma vale anche per quella amministrativa o sociale) non è riducibile attraverso interventi di mero annullamento.
L'unico modo per orientarsi in una città sconosciuta, riducendone così la complessità a livelli accettabili, consiste nell'usare la comunicazione, chiedendo informazioni negli uffici appositi o consultando una guida della città; nel giro di pochi giorni, quello che all'inizio sembrava solo un insieme indistinto di edifici e strade diventa una zona familiare, con i suoi punti di riferimento ed i suoi orientamenti spaziali.
La comunicazione all'interno dell'amministrazione e fra questa e la società può svolgere la stessa funzione di orientamento che la cartina della città svolge per il viaggiatore: per questo il sito per la semplificazione si identifica con un luogo di comunicazione. Facendo circolare informazioni sui problemi è più facile trovare insieme anche le relative soluzioni.

up
Una società complessa come la nostra ha bisogno di apparati amministrativi (e di norme) adeguati a tale complessità. Non esistono soluzioni semplici per problemi complessi (e, se esistono, in genere sono le soluzioni sbagliate): per questo la semplificazione amministrativa non può consistere soltanto in interventi tecnici diretti a snellire le procedure. Questi interventi sono utili, ma non bastano da soli a semplificare realmente e in profondità il funzionamento di un'amministrazione.
Vale per la semplificazione amministrativa lo stesso discorso che vale più in generale per la riforma dell'amministrazione: essa non può consistere in un evento, una specie di grande rivolgimento dopo il quale tutto procede perfettamente per anni, perché riformare l'amministrazione significa adeguarla alle esigenze della società di cui è al servizio; ma poiché queste esigenze cambiano continuamente, ecco che anche l'amministrazione deve cambiare continuamente.
Dunque la semplificazione amministrativa è un processo, non un evento; durante questo processo possono (anzi, debbono) esserci degli eventi, come per esempio leggi, delibere o altre decisioni che incidono sugli apparati amministrativi, ma poi ognuno di questi eventi deve essere seguito da un quotidiano, paziente e tenace lavoro tendente a realizzare quanto previsto da quelle decisioni e, comunque, ad adeguare continuamente l'amministrazione alle mutevoli esigenze della società.
Del resto è lo stesso approccio utilizzato ovunque si applichino i princìpi della Qualità, sia nelle imprese sia nelle amministrazioni pubbliche; né potrebbe essere diversamente, perché la semplificazione amministrativa è un fattore che contribuisce in maneria rilevante alla qualità in una organizzazione.
Anche per questo, quindi, sono sbagliate le metafore meccaniche applicate all'amministrazione (per es. parlare di "ingegneria istituzionale" oppure della "macchina burocratica"); semmai è più corretto paragonare l'amministrazione a un orto e le leggi a piante che, una volta collocate nel terreno, devono essere coltivate con pazienza e tenacia affinché diano frutti.

up
Questo Sito serve a realizzare quello che s'è detto finora, cioè attivare un processo di costante adeguamento dell'amministrazione alle esigenze degli utenti dell'Università di Trento, facendo comunicare fra di loro tutti coloro che sono interessati al buon funzionamento dell'amministrazione della nostra Università per segnalare i problemi grandi e piccoli derivanti dalla complessità burocratica e le relative proposte di soluzione.
Il Sito è insomma il motore della riforma amministrativa nella nostra Università, ma come tutti i motori ha bisogno di energia per funzionare. Nel caso del Sito, soprattutto per quanto riguarda la parte chiamata "Problemi e proposte", l'energia ce la devono mettere tutti coloro cui interessa il buon funzionamento dell'amministrazione dell'Università di Trento: è un'energia fatta di cose impalpabili ma preziose come l'esperienza, le idee, le informazioni, il tempo e così via di tante persone che in questa Università studiano e lavorano.
In realtà, essendo questo Sito (come tutti i siti Internet) accessibile a chiunque desideri entrarvi, la speranza è che anche coloro che studiano e lavorano in altre Università vorranno intervenire per partecipare alla soluzione di problemi che quasi certamente sono comuni ad una molteplicità di sedi universitarie: in questo modo il Sito potrebbe diventare una sorta di "piazza" in cui incontrarsi per scambiarsi idee e proposte per un miglior funzionamento delle nostre Università.

up
Non è un organo decisionale. Essendo il Sito uno strumento del Delegato del Rettore per la semplificazione amministrativa ha gli stessi limiti del Delegato che, in quanto tale, può proporre agli organi di governo dell'Ateneo determinati interventi di riforma, ma non può adottare autonomamente decisioni che incidono sull'assetto funzionale od organizzativo dell'amministrazione.
Non è un organo consultivo. Le eventuali richieste di chiarimenti circa l'applicazione di norme, istituti giuridici, etc. saranno rese pubbliche mediante inserimento nel Sito e trasmesse agli organi dell'amministrazione legittimati a fornire tali chiarimenti; le relative risposte saranno poi messe a disposizione di tutti.
Non è un "ufficio reclami", dove i clienti si limitano a protestare per i difetti dei prodotti o, nel caso nostro, le disfunzioni amministrative. L'idea di fondo è che tutti coloro che lavorano e studiano nella nostra Università non soltanto sono interessati ad un miglior funzionamento dell'amministrazione, ma soprattutto hanno sicuramente delle idee su come farla funzionare meglio: questo significa che il personale (docente, amministrativo e tecnico) e gli studenti attraverso il Sito possono essere, se vogliono, protagonisti del processo di riforma dell'amministrazione.
Infine, non è un Difensore Civico. Per tanti motivi, ma soprattutto perché il suo scopo non è quello di rimediare al problema (per quanto importante) di una sola persona, quanto piuttosto quello di partire dal caso singolo per trovare delle soluzioni di carattere generale al problema segnalato; inoltre, il Gruppo di lavoro sulla semplificazione ed il Sito relativo fanno parte della struttura amministrativa di cui si occupano, mentre il Difensore Civico è un soggetto esterno all'amministrazione, in posizione di terzietà rispetto ad essa ed al cittadino.

up
Il Sito è come una sfera divisa in tre sezioni, tutte dedicate alla comunicazione: la comunicazione dei problemi e delle proposte di riforma, la comunicazione delle informazioni indispensabili per poter amministrare e la comunicazione delle informazioni necessarie per amministrare meglio, cioè le informazioni finalizzate all'aggiornamento professionale ed alla formazione continua del personale amministrativo e tecnico.

up
Questa parte è strutturata in modo che chi ha un problema da segnalare abbia a disposizione uno spazio adeguato sia per la descrizione del problema, sia per indicare quella che a suo avviso potrebbe essere la soluzione; comunque, si può anche usare soltanto la parte "proposte" per segnalare idee, formulare suggerimenti, etc. per un miglior funzionamento dell'amministrazione universitaria.
Quello che è essenziale è che tutti coloro che vivono e operano nell'Università di Trento siano protagonisti del processo di semplificazione amministrativa e, quindi, non si limitino soltanto a "mugugnare", ma assumano un atteggiamento costruttivo nei confronti delle difficoltà; se poi anche coloro che operano in altre Università vorranno entrare nel Sito per contribuire al processo di semplificazione o anche soltanto per informarsi sulle soluzioni adottate, ne saremo lieti.

Una volta inviato al Sito, il messaggio che segnala il problema con la relativa soluzione viene esaminato dal gruppo di lavoro sulla semplificazione per valutare se renderlo di pubblico dominio oppure no. Il messaggio viene reso pubblico se risponde ai seguenti requisiti:
a) il proponente è identificato e reperibile (non sono considerati i messaggi anonimi); su richiesta del proponente, il suo nome può rimanere segreto e nel Sito si indica solo che il messaggio era firmato;
b) il messaggio è di rilevanza collettiva (non sono considerati i messaggi riguardanti problemi che, a insindacabile giudizio del delegato del Rettore per la semplificazione amministrativa, non siano di interesse generale);
c) il messaggio riguarda problematiche che, oltre ad essere di interesse generale, siano di competenza del delegato per la semplificazione amministrativa.

Dopo questo primo esame il messaggio viene reso pubblico in un apposito spazio del Sito, insieme con la valutazione del gruppo di lavoro sulla soluzione proposta e con l'indicazione degli eventuali interventi già realizzati o da realizzare da parte del gruppo di lavoro medesimo (per es., segnalazione agli organi competenti, organizzazione di incontri per una valutazione collegiale, acquisizione di informazioni da altre amministrazioni, etc.). Da quel momento chiunque potrà intervenire sul Sito commentando il problema segnalato e le possibili soluzioni, per esempio segnalando altri problemi simili o avanzando proposte alternative di soluzione.
Anche in questa fase saranno assai graditi gli interventi di colleghi di altre Università, sia per segnalare le soluzioni eventualmente già individuate per i problemi in discussione, sia per contribuire alla ricerca di una nuova soluzione.
Il gruppo di lavoro sulla semplificazione amministrativa renderà pubblici sul Sito tutti gli interventi man mano realizzati per la soluzione del problema (riunioni, studi, bozze di documenti, etc.) delineando così un percorso di semplificazione che terminerà con la comunicazione finale del provvedimento con il quale si dà formalmente soluzione al problema segnalato, indicando anche se la soluzione corrisponde in tutto o in parte a quella indicata a suo tempo da colui/colei che ha segnalato il problema. Ciò potrebbe consentire in futuro di accordare una qualche forma di riconoscimento a coloro che hanno formulato il maggior numero di soluzioni adottate o le cui proposte di semplificazione hanno portato a significativi miglioramenti nella qualità dell'azione amministrativa.

up
Un'altra parte del Sito semplificazione contiene (direttamente o attraverso collegamenti con banche dati) la documentazione necessaria per amministrare, sia interna all'Ateneo (delibere, regolamenti, relazioni, etc.), sia esterna (leggi, regolamenti, progetti, etc.).
In pratica, la parte  "Documentazione" assolve alla stessa funzione della guida che si consulta quando si arriva in una città sconosciuta: come la carta della città ci aiuta ad orizzontarci all'interno della complessità urbana, riducendola a livelli accettabili per le nostre esigenze, così la documentazione contenuta in questa parte del Sito serve agli operatori ed agli utenti per orizzontarsi all'interno di una complessità normativa ed amministrativa che può essere ridotta ma non eliminata del tutto, perché come s'è detto una società come la nostra richiede norme ed organizzazioni adeguate al suo livello di complessità.
Naturalmente saranno graditi i suggerimenti di coloro che vorranno proporre al gruppo di lavoro sulla semplificazione (che ne valuterà l'utilità e i costi) l'inserimento di nuova documentazione o il collegamento con altre banche dati.

up
Qui sono contenuti materiali non riconducibili all'interno della categoria "documentazione" nel senso detto sopra: piuttosto, in questa parte ci sono segnalazioni bibliografiche per approfondimenti su temi che possono interessare chi opera nell'amministrazione, notizie di convegni, seminari o riunioni attinenti ai temi di cui si occupa il Sito e altre informazioni che possono risultare utili per l'aggiornamento professionale e la formazione permanente del personale amministrativo e tecnico dell'Università.

up
In conclusione, questo modo di affrontare il problema della semplificazione amministrativa si basa sulla fiducia nelle persone, perché è fondata sulla convinzione che le persone siano portatrici di risorse preziose sotto forma di esperienze, conoscenze, idee, tempo, informazioni e così via.
Ma queste risorse spesso rimangono inutilizzate e sterili perché non trovano il modo di esprimersi: questo Sito vuole offrire alle persone uno strumento per valorizzare le risorse di cui sono portatrici, nell'interesse di tutti.

up